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| REV. | DATA | APPROVATO | NOTE |
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1.0
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28/07/2025
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Consiglio di Amministrazione | Prima emissione |
SOMMARIO
1. Il Decreto Legislativo N. 231/2001. 6
2. I Reati che determinano la responsabilità amministrativa dell’Ente. 7
3. I Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo.. 8
4. Le Linee Guida di Confindustria. 8
5. Descrizione della Società. 10
5.1 Storia ed Attività di Subaru Italia. 10
5.3 La Corporate Governance di Subaru Italia. 10
5.4 Il Sistema di Controllo Interno. 11
5.5 Finalità e struttura del Modello Organizzativo. 11
7. Adozione del Modello Organizzativo da parte della Società. 13
7.1 Individuazione dei Processi a Rischio. 13
7.2 Individuazione e identificazione delle attività a rischio. 13
7.3 Disegno dei presidi organizzativi e procedurali 15
8. Diffusione, Comunicazione E Formazione. 16
8.1 La comunicazione iniziale 16
8.2 La comunicazione relativa ad eventuali modifiche del Modello Organizzativo. 17
8.4 Informazione a soggetti terzi 17
9. Difesa dell’ente e nomina del difensore. 18
10. Organismo Di Vigilanza E Di Controllo.. 18
10.1 Ruolo dell’Organismo di Vigilanza. 18
10.2 Composizione e nomina dell’Organismo di Vigilanza. 19
10.3 Cause di (in)eleggibilità, revoca, decadenza e sospensione dell’Organismo di Vigilanza. 19
10.5 Flussi informativi all’OdV. 23
10.6 Segnalazioni di Violazioni – Whistleblowing. 23
10.7 Informazioni dell’Organismo di Vigilanza agli organi sociali 24
10.8 Rapporti con Collegio Sindacale e Società di Revisione 24
11. Modalità Di Gestione Delle Risorse Finanziarie. 24
Ai fini del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo, ove non diversamente specificato, i termini di seguito elencati hanno il significato per ciascuno di essi di seguito attribuito:
I termini definiti al singolare si intendono anche al plurale ove il contesto lo richieda e viceversa.
Le definizioni di cui al presente articolo e di cui al presente documento valgono altresì ove utilizzate nella Parte Speciale e nei Protocolli.
Il presente documento ha l’obiettivo di illustrare gli elementi costitutivi del Modello Organizzativo di Subaru Italia.
Esso si compone di quattro sezioni i cui contenuti sono di seguito sintetizzati.
Il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 ha introdotto nell’ordinamento giuridico italiano un sistema di responsabilità amministrativa degli enti.
L’emanazione del Decreto Legislativo si inserisce in un contesto legislativo nazionale di attuazione di obblighi internazionali.
Il testo originario, riferito ad una serie di Reati commessi nei confronti della Pubblica Amministrazione, è stato integrato da successivi provvedimenti legislativi che hanno ampliato il novero degli illeciti la cui commissione può comportare la responsabilità amministrativa dell’ente. inoltre, la L. 146/06 prevede la responsabilità dell’ente in caso di commissione di determinati reati (c.d. reati transnazionali).
La responsabilità dell’ente – analoga alla responsabilità penale – sorge per connessione con la commissione, da parte di un soggetto legato da un rapporto funzionale con l’ente stesso, di uno dei Reati.
La responsabilità dell’ente può sussistere qualora i Reati siano commessi nel suo interesse o a suo vantaggio, mentre non è configurabile nel caso in cui l’autore degli stessi abbia agito nell’interesse esclusivo proprio o di terzi.
Il rapporto funzionale che lega l’autore del Reato alla persona giuridica può essere di rappresentanza, di subordinazione o di collaborazione, nei limiti previsti dal Decreto Legislativo.
Qualora l’autore del Reato sia una persona fisica che riveste funzioni di rappresentanza, di amministrazione, di direzione o di controllo dell’ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, nonché una persona che esercita, anche di fatto, la gestione e il controllo dell’ente, a carico di quest’ultimo è stabilita una presunzione di responsabilità. Ciò in considerazione del fatto che la persona fisica esprime, rappresenta e realizza la politica gestionale dell’ente.
Non c’è presunzione di responsabilità a carico dell’ente qualora l’autore del Reato sia una persona sottoposta alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti di cui al periodo precedente, sicché, in tal caso il fatto del sottoposto comporta la responsabilità dell’ente solo se risulta che la sua realizzazione è stata resa possibile dall’inosservanza degli obblighi di direzione e vigilanza.
La responsabilità (amministrativa) dell’ente è aggiuntiva alla responsabilità (penale) della persona fisica e non sostitutiva della stessa. Dalla sostanziale autonomia di tale responsabilità discende la circostanza che l’ente è chiamato a rispondere del Reato anche quando l’autore del medesimo non sia stato identificato o non sia imputabile, ovvero qualora il Reato si estingua per causa diversa dall’amnistia. La responsabilità penale della persona fisica resta regolata dal diritto penale comune.
Il Legislatore ha previsto un sistema sanzionatorio che si caratterizza per l’applicazione alla persona giuridica di una sanzione, di norma, pecuniaria.
Unitamente alla sanzione pecuniaria, possono essere applicate, in alcuni casi, anche sanzioni interdittive, quali l’interdizione dall’esercizio dell’attività, la sospensione o la revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione dell’illecito, il divieto di contrarre con la Pubblica Amministrazione, l’esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi, l’eventuale revoca di quelli già concessi, il divieto di pubblicizzare beni o servizi.
Alle suddette sanzioni, pecuniaria ed interdittiva, si aggiungono la confisca (sempre disposta con la sentenza di condanna) del prezzo o del profitto del Reato (anche “per equivalente”) e, in determinati casi, la pubblicazione della sentenza di condanna.
Il Legislatore ha, inoltre, previsto che tali misure interdittive – qualora sussistano gravi indizi di responsabilità dell’ente e vi siano fondati e specifici elementi che facciano ritenere concreto il pericolo della commissione di illeciti della stessa indole – possano essere applicate, su richiesta del Pubblico Ministero, anche in via cautelare, già nella fase delle indagini.
Al verificarsi di specifiche condizioni, il Giudice, in sede di applicazione di una sanzione interdittiva che determinerebbe l’interruzione dell’attività dell’ente, ha la facoltà di nominare un commissario che vigili sulla prosecuzione dell’attività stessa, per un periodo che corrisponde alla durata della pena interdittiva che sarebbe stata applicata.
Sono sottoposte alla disciplina di cui al Decreto Legislativo anche le società estere che operano in Italia, indipendentemente dall’esistenza o meno nel paese di appartenenza di norme che regolino in modo analogo la medesima materia.
I Reati da cui può conseguire la responsabilità amministrativa per l’ente (c.d. “reati presupposto”) sono espressamente indicati nel Decreto Legislativo e in taluni provvedimenti normativi che ne hanno allargato la portata:
Inoltre, la Legge 146/2006, pur non operando un’ulteriore modifica nel corpo del Decreto Legislativo, ha esteso la responsabilità degli enti anche alle ipotesi di commissione dei c.d. reati transnazionali.
La descrizione delle singole condotte rilevanti ai fini della legge penale viene rinviata all’Allegato 1 – Catalogo dei Reati e degli Illeciti Amministrativi.
Il Decreto Legislativo prevede per l’ente una forma specifica di esonero dalla responsabilità se:
Il Modello Organizzativo è l’insieme di regole, riportate nella Parte Speciale e nei Protocolli, sia di carattere comportamentale («Principi di Comportamento») sia di controllo il cui rispetto – nello svolgimento di attività nell’ambito dei Processi a Rischio – consente di prevenire comportamenti illeciti, scorretti, irregolari.
Il mancato rispetto da parte dei Destinatari del Modello Organizzativo, del Codice Etico e/o della Procedura Whistleblowing è sanzionabile. A tal fine, il Modello Organizzativo si compone anche di un Sistema Disciplinare, previsto ed illustrato nel presente documento.
Nella predisposizione del presente documento, Subaru Italia si è ispirata alle Linee Guida di Confindustria.
Resta inteso che la scelta di non adeguare il Modello Organizzativo ad alcune indicazioni di cui alle Linee Guida di Confindustria, non inficia la validità dello stesso. I Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo, infatti, dovendo essere redatti con riferimento alla realtà concreta della Società.
Costituita nel 1985, Subaru Italia appartiene al Gruppo giapponese Subaru, al cui vertice si trova la capogruppo Subaru Corporation con sede in Tokyo, una delle realtà più rilevanti nel settore automotive, ed è controllata dalla sub-holding Subaru Europe NV/SA, con sede in Belgio.
La Società italiana appartiene alla divisione automotive e si occupa della commercializzazione nazionale e comunitaria, diretta o per il tramite di intermediari, di veicoli nuovi ed usati, nonché della fase post-vendita tramite la commercializzazione di parti di ricambio, accessori. I mercati di riferimento in cui essa opera sono: Italia, Croazia, Slovenia, Bulgaria, Grecia, Romania, Austria e Slovacchia.
Oltre alla sede, sita in Ala (TN), la Società ha un ufficio amministrativo a Milano e un’unità locale sita a Salisburgo, in Austria.
In Subaru Italia è in vigore un Codice Etico (Allegato 2) che definisce i valori ai quali la Società si ispira nello svolgimento delle attività.
Il Codice Etico contiene i principi etici e le regole di comportamento che il Vertice Aziendale, Dipendenti, tutti coloro che operano in nome o per conto della Società nonché Soggetti Terzi sono tenuti a rispettare e/o condividere.
Oltre ai principi contenuti nel Codice Etico, la Società osserva principi comportamentali ed etici previsti dagli standard internazionali ai sensi dei quali la Società ha ottenuto certificazioni, quali la ISO 9001:2015 (Sistema di Gestione della Qualità) e la UNI EN ISO 14001:2015 (Sistema di Gestione Ambientale).
Le disposizioni del Modello Organizzativo sono ispirate dai principi etici e dalle regole di comportamento contenuti nel Codice Etico e sono integrate e compatibili con lo stesso.
La Società ha una struttura organizzativa di tipo tradizionale così composta: Presidente del Consiglio di Amministrazione, Consiglio di Amministrazione, Assemblea dei Soci, collegio sindacale e società di revisione.
Il Consiglio di Amministrazione, nel rispetto dello Statuto, ha conferito deleghe di attribuzione al Presidente del Consiglio di Amministrazione, all’Amministratore Delegato, al Consigliere Delegato e al Vice Presidente del Consiglio di Amministrazione.
Il Consiglio di Amministrazione riveste un ruolo centrale nel sistema di governo societario ed è investito dei più ampi poteri per la gestione ordinaria e straordinaria della Società, deliberando in merito alle operazioni che rivestono un significativo rilievo strategico, economico e finanziario, con la facoltà di compiere tutti gli atti ritenuti opportuni per l’attuazione ed il conseguimento dell’oggetto sociale, ad esclusione di quelli che la legge e lo statuto riservano in modo tassativo all’esclusiva competenza dei Soci o dell’Assemblea.
È presente un collegio sindacale, composto da tre membri effettivi e due supplenti. Il collegio sindacale vigila sull’osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione ed in particolare sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile, adottato dalla Società e sul suo concreto funzionamento.
Il bilancio civilistico di Subaru Italia è oggetto di revisione da una società di revisione contabile secondo quanto previsto dalle normative e dai principi di riferimento.
Nella costruzione del Modello di Subaru Italia si è tenuto conto degli strumenti di governo dell’organizzazione societaria che ne regolano il funzionamento.
Questi possono essere così riassunti:
Altri documenti – ossia atti e documenti societari, ad esempio di natura contrattuale (standard contrattuali di assistenza post vendita / distribuzione pezzi di ricambio originali Subaru / concessione di vendita ovvero contratti di servizi e di distribuzione infragruppo), idonei a disciplinare aspetti organizzativi e gestionali rilevanti, relativi ai rapporti economici e commerciali tra le società del gruppo e tra Subaru Italia e le concessionarie/officine.
Le regole e i principi contenuti nella documentazione sopra elencata, pur non essendo riportati dettagliatamente nel presente Modello, costituiscono uno strumento a presidio di comportamenti illeciti in generale, inclusi quelli di cui al D.Lgs. 231/2001 che fa parte del più ampio sistema di organizzazione, gestione e controllo che il Modello intende integrare e che tutti i soggetti destinatari sono tenuti a rispettare, in relazione al tipo di rapporto in essere con la Società.
L’adozione di un Modello Organizzativo in linea con le prescrizioni del Decreto Legislativo e in particolare degli articoli 6 e 7, unitamente all’emanazione del Codice Etico, è stata assunta nella convinzione che tale iniziativa possa costituire anche un valido strumento di sensibilizzazione nei confronti dei Destinatari, affinché gli stessi, nell’espletamento delle proprie attività, adottino comportamenti corretti e lineari, tali da prevenire il rischio di commissione dei Reati.
Più in particolare, il Modello si propone come finalità quelle di:
Il Modello Organizzativo predisposto dalla Società è volto a definire un sistema di controllo preventivo, diretto in primo luogo a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni della Società in relazione ai rischi/Reati da prevenire ed è composto in particolare da:
Il presente Modello Organizzativo è destinato a:
Il rispetto delle prescrizioni dettate dal Decreto Legislativo, così come il rispetto dei principi comportamentali indicati nel Codice Etico, è richiesto anche ai Soggetti Terzi mediante la previsione – laddove possibile – di apposite clausole contrattuali.
Subaru Italia – nell’ambito del sistema di controllo preventivo già esistente – ha posto in essere le attività necessarie per l’adeguamento di tale sistema di controllo a quanto previsto dal Decreto Legislativo.
La Società, con l’adozione del Modello Organizzativo, si è posta l’obiettivo di dotarsi di un complesso di Principi di Comportamento e di modalità operative diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni in relazione ai Reati da prevenire, nel rispetto del sistema di attribuzione di funzioni e di deleghe di poteri, nonché delle procedure interne.
La Parte Speciale ed i Protocolli, intesi come regole a cui devono attenersi i Destinatari, si aggiungono all’intero complesso organizzativo di Subaru Italia (Statuto, procedure, organigrammi e sistema di attribuzione di poteri) e sono integrate e compatibili con lo stesso.
Il Modello Organizzativo è stato adottato dal Consiglio di Amministrazione di Subaru Italia.
Le modifiche o le integrazioni del Modello Organizzativo devono essere approvate dall’organo dirigente.
Per modifiche non sostanziali l’organo dirigente nomina un soggetto delegato che potrà avvalersi del parere dell’Organismo di Vigilanza. Tali modifiche verranno comunicate all’organo dirigente e da questo ratificate o eventualmente integrate o modificate nella prima adunanza utile. La pendenza della ratifica non priva di efficacia le modifiche nel frattempo adottate.
L’art. 6 comma 2 lett. a) del Decreto Legislativo prevede espressamente che il Modello Organizzativo debba “individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi reati”. Pertanto, la Società ha provveduto ad analizzare le attività aziendali, i processi di formazione e attuazione delle decisioni all’interno delle singole aree aziendali nonché i sistemi di controllo interno.
In particolare, nell’ambito delle suddette attività, Subaru Italia, con il supporto di consulenti esterni, ha provveduto a:
Al termine delle verifiche di cui al precedente paragrafo 7.1, la Società ha individuato le attività aziendali o le fasi delle stesse nel cui ambito possono essere astrattamente commessi Reati e/o illeciti amministrativi (di seguito i “Processi a Rischio”).
Al fine di individuare i Processi a Rischio, la Società – con il supporto di consulenti esterni – ha posto in essere le seguenti attività:
Specificatamente i Processi a Rischio nel cui ambito possono essere astrattamente commessi Reati, sono di seguito riportati:
Con riferimento ai Processi a Rischio sopra riportati, risultano astrattamente applicabili le seguenti categorie di Reati:
La Società, in relazione all’attività sociale svolta, ritiene non applicabili i Reati di seguito elencati:
La Società si impegna a svolgere un continuo monitoraggio sulla propria attività, sia in relazione ai Reati sopra elencati, sia in relazione a possibili modifiche ed integrazioni del Decreto Legislativo.
Ai sensi di quanto disposto dall’art. 6, comma 2, del Decreto, il Modello Organizzativo deve, tra l’altro, «prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente in relazione ai reati da prevenire».
La menzionata disposizione evidenzia la necessità di istituire – ovvero migliorare ove esistenti – appositi meccanismi di procedimentalizzazione della gestione e delle decisioni, al fine di rendere documentate e verificabili le varie fasi di ciascun processo aziendale.
Appare dunque evidente che l’insieme di strutture organizzative, attività e regole operative applicabili – su indicazione del management – in ambito aziendale deve essere preordinato a tale specifico obiettivo, con l’intento di garantire, con ragionevole certezza, il raggiungimento delle finalità rientranti in un adeguato ed efficiente sistema di monitoraggio dei rischi, ivi incluso quello di incorrere nelle sanzioni previste dal Decreto Legislativo.
L’impianto organizzativo in essere è ispirato ai seguenti principi:
In aggiunta a quanto sopra, nella predisposizione dell’assetto organizzativo, la Società si è ispirata alle regole e ai principi contenuti nella documentazione adottata in conformità ai seguenti standard internazionali, che costituisce altresì presidio di prevenzione e controllo per idoneo a contenere la commissione dei Reati:
L’adeguata formazione e la costante/periodica informazione del personale in ordine ai principi e alle prescrizioni contenute nel Modello Organizzativo rappresentano fattori di grande importanza per la corretta ed efficace attuazione del sistema di prevenzione aziendale.
I Destinatari sono tenuti ad avere piena conoscenza degli obiettivi di correttezza e trasparenza che si intendono perseguire con il Modello Organizzativo e delle modalità attraverso le quali la Società ha inteso perseguirli, approntando un adeguato sistema di procedure e controlli.
L’adozione del Modello Organizzativo con i relativi allegati e della Procedura Whistleblowing è comunicata a tutti i Destinatari al momento dell’adozione stessa. Alle risorse di nuovo inserimento viene consegnato un set informativo contenente il presente documento “Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D. Lgs. 231/2001” con i relativi allegati e la Procedura Whistleblowing. L’avvenuta consegna della documentazione di cui sopra dovrà risultare da meccanismi – anche informatici – atti a comprovarne l’effettiva ricezione; in ottemperanza alla normativa vigente in materia di diritto del lavoro il Modello potrà essere affisso in un luogo accessibile a tutti.
Ogni modifica del Modello Organizzativo deve essere comunicata ai Destinatari, con illustrazione delle modifiche stesse, mediante meccanismi – anche informatici – atti a comprovarne l’effettiva e consapevole ricezione della comunicazione.
L’attività di formazione finalizzata a diffondere la conoscenza della normativa di cui al Decreto Legislativo è differenziata, nei contenuti e nelle modalità di erogazione, in funzione della qualifica dei destinatari, del livello di rischio dell’area in cui operano e dell’avere o meno funzioni di rappresentanza della Società.
In particolare, il livello di formazione e di informazione del personale della Società avrà un maggior grado di approfondimento con riguardo a coloro che operano nelle aree di attività a rischio.
Rientrano nella formazione, oltre a corsi specifici, anche il ricorso a strumenti di divulgazione, quali, a titolo esemplificativo, occasionali e-mail di aggiornamento o note informative interne.
In ogni caso, successivamente alla formale adozione del Modello Organizzativo da parte dell’organo dirigente, sarà tenuto un corso introduttivo generale finalizzato ad illustrare il quadro normativo di riferimento, i principi di riferimento del Modello Organizzativo, gli obblighi informativi e le regole comportamentali da seguire nelle aree a rischio.
Il programma di formazione potrà essere realizzato con modalità che permettano, tra l’altro, di aggiornare tutti Destinatari in merito alle novità, alle integrazioni della normativa e del Modello Organizzativo.
Per i neoassunti operanti nelle aree di attività a rischio, saranno previsti specifici momenti di formazione, previo accordo con il relativo responsabile gerarchico.
La partecipazione obbligatoria ai momenti formativi sarà formalizzata attraverso la richiesta, anche eventualmente in modalità elettronica, della firma di presenza.
La mancata partecipazione senza giustificato motivo potrà essere valutata dalla Società quale Violazione del Modello Organizzativo.
All’OdV è assegnato il compito di verificare che le funzioni aziendali pongano in essere le iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del Modello Organizzativo. Nell’ambito delle proprie attribuzioni, l’OdV potrà prevedere specifici controlli, anche a campione o attraverso test di valutazione/autovalutazione, volti a verificare la qualità del contenuto dei programmi di formazione e l’effettiva efficacia della formazione erogata.
Subaru Italia promuove la conoscenza e l’osservanza del Decreto Legislativo, del Codice Etico e della Procedura Whistleblowing anche tra i Soggetti Terzi. Pertanto, la Parte Generale del Modello Organizzativo, il Codice Etico e la Procedura Whistleblowing vengono portati a conoscenza dei Soggetti Terzi mediante pubblicazione sul sito internet della Società. Inoltre, i contratti coi Soggetti Terzi devono prevedere – ove possibile – clausole contrattuali in forza delle quali il Soggetto Terzo si impegna a rispettare i principi del Decreto Legislativo e del Codice Etico.
Coerentemente alle previsioni di cui all’art. 39 c.1 del D.Lgs. 231/2001[1], nel caso di instaurazione di un procedimento nei confronti della Società ai sensi del D.Lgs. 231/2001, la nomina del difensore dovrà avvenire a cura di un soggetto munito dei necessari poteri, previa verifica di eventuali situazioni di conflitto di interessi con la Società. In tali casi il difensore della Società non potrà essere nominato da un soggetto indagato/imputato nell’ambito del predetto procedimento[2].
L’ organo dirigente di Subaru Italia, in attuazione di quanto previsto dal Decreto Legislativo, ha istituito l’Organismo di Vigilanza e di Controllo (OdV), al quale è affidato il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello Organizzativo, nonché di curarne l’aggiornamento attraverso la formulazione di suggerimenti e proposte di adeguamento del Modello Organizzativo al Consiglio di Amministrazione e la successiva verifica di attuazione delle stesse. Sono pertanto di competenza dell’Organismo di Vigilanza di Subaru Italia, le attività di vigilanza e controllo previste dal Modello Organizzativo.
La nomina dell’OdV, nonché l’eventuale revoca (per giusta causa), sono di competenza dell’organo dirigente. L’OdV riporta direttamente all’organo dirigente.
Secondo le disposizioni del Decreto (artt. 6 e 7) e le indicazioni contenute nella Relazione di accompagnamento al Decreto Legislativo, le caratteristiche dell’OdV debbono essere:
I requisiti di autonomia e indipendenza garantiscono l’effettivo adempimento dei compiti e delle funzioni assegnate all’OdV. Tali requisiti devono essere valutati tenendo conto della struttura e delle caratteristiche organizzative della Società, assicurando che i componenti dell’OdV, pur potendo svolgere anche ruoli operativi all’interno dell’ente, siano in grado di esercitare le proprie funzioni in modo imparziale e autonomo.
In tal caso, è necessario evitare situazioni che possano compromettere l’indipendenza di giudizio dell’OdV, sia nel suo complesso sia nei singoli membri, prestando particolare attenzione alla gestione di potenziali conflitti di interesse (tra cui legami parentali e vincoli di dipendenza gerarchica).
In tale prospettiva, è essenziale che l’attribuzione di compiti o responsabilità operative ai membri dell’OdV non comprometta, in concreto, la loro capacità di svolgere con autonomia ed efficacia l’attività di vigilanza. La presenza di componenti interni all’organizzazione che ricoprono anche ruoli operativi è compatibile con l’incarico, a condizione che siano adottati adeguati presìdi organizzativi e gestionali volti a prevenire situazioni di conflitto di interesse e a garantire l’indipendenza del giudizio e dell’azione dell’OdV.
Tali requisiti si possono ottenere garantendo all’OdV la più elevata indipendenza gerarchica, prevedendo un’attività di reporting al Vertice Aziendale, ovvero al Presidente, Vice Presidente, all’Amministratore Delegato, ed agli altri membri del Consiglio di Amministrazione.
Al fine di assicurare che la configurazione di una composizione dell’OdV mista – ovvero con la compresenza di membri esterni ed interni – non pregiudichi tali requisiti, la Società ha introdotto specifiche misure compensative, formalizzate nel presente Modello, volte a garantire trasparenza informativa, vigilanza effettiva e autonomia operativa dell’Organismo. In tal modo, la Società persegue un assetto dell’OdV coerente con i principi della normativa, capace di coniugare l’efficienza operativa con la necessaria indipendenza di quest’ultimo.
L’OdV deve possedere competenze tecnico-professionali adeguate alle funzioni che è chiamato a svolgere. Tali caratteristiche, unite all’indipendenza, garantiscono l’obbiettività di giudizio.
L’OdV deve:
A tali fini, l’Organismo di Vigilanza opera sulla base di un Regolamento Interno, adottato e aggiornato a cura del medesimo, che disciplina in dettaglio le modalità operative dell’organo, inclusi convocazioni, quorum deliberativi, verbalizzazione e gestione delle informazioni. Il Regolamento definisce altresì i criteri e le modalità di gestione di potenziali conflitti d’interesse, prevedendo, tra l’altro, l’obbligo per il componente interno di astenersi dalla partecipazione a discussioni e decisioni su tematiche che riguardino direttamente la propria funzione o su cui vi siano ragionevoli dubbi di interferenza.
L’OdV resta in carica per il periodo definito dall’ organo dirigente nell’atto di nomina ed è rieleggibile.
La sostituzione di uno o più componenti dell’OdV prima della scadenza del mandato può avvenire solo per giusta causa o giustificato motivo, intendendosi per tali, a titolo esemplificativo:
L’organo dirigente della Società stabilisce, per l’intera durata della carica, il compenso annuo spettante all’Organismo di Vigilanza.
All’Organismo di Vigilanza è assegnato un budget annuale, stabilito con delibera dall’ organo dirigente, affinché l’OdV medesimo possa svolgere i suoi compiti in piena autonomia, senza limitazioni che possano derivare da insufficienza delle risorse finanziarie in sua dotazione. In ogni caso, l’Organismo di Vigilanza potrà richiedere all’ organo dirigente risorse ulteriori rispetto al fondo di dotazione, utili a consentirne la normale operatività e lo svolgimento delle analisi e delle indagini ritenute necessarie per la verifica dell’adeguatezza del Modello Organizzativo.
Nei casi di decadenza, sospensione e revoca di un componente dell’Organismo di Vigilanza, l’organo dirigente provvede a reintegrarne la composizione.
L’OdV si intende comunque decaduto se vengono a mancare, per dimissioni o altre cause, la maggioranza dei componenti. In tal caso, l’organo dirigente provvede a nominare i nuovi componenti.
Nel caso di nomina di un Organismo di Vigilanza plurisoggettivo, l’OdV provvederà ad autoregolamentarsi attraverso uno specifico Regolamento, corredato da norme volte a garantirne il miglior funzionamento. L’adozione di tale Regolamento è portata a conoscenza dell’organo dirigente alla prima seduta utile.
Fermo restando l’accertamento da parte dell’organo dirigente come di seguito indicato, non possono assumere il ruolo di membri dell’Organismo di Vigilanza e se nominati decadono dall’ufficio coloro che:
Ai fini dell’applicazione delle previsioni del presente paragrafo, per sentenza di condanna si intende anche quella pronunciata ai sensi dell’articolo 444 c.p.p., fatti comunque salvi gli effetti della declaratoria giudiziale di estinzione del reato ai sensi dell’articolo 445, comma secondo, c.p.p.
Sarà cura dell’OdV comunicare tempestivamente all’organo dirigente l’insorgere di cause di decadenza.
Ove si verifichi una delle sopra citate cause di decadenza, l’organo dirigente, esperiti gli opportuni accertamenti, sentito l’interessato e gli altri componenti dell’OdV, previo parere del Collegio Sindacale, deve adottare a maggioranza assoluta i provvedimenti che ritiene opportuni sino alla dichiarazione di avvenuta decadenza del componente.
Nell’ipotesi in cui l’OdV sia composto anche di membri appartenenti al Collegio Sindacale, l’audizione preventiva del Collegio Sindacale dovrà essere effettuata soltanto nei confronti dei membri del Collegio non appartenenti all’OdV.
La delibera di decadenza dovrà essere comunicata all’Assemblea dei Soci alla prima occasione utile.
Costituiscono cause di sospensione dalla funzione di componente dell’Organismo di Vigilanza:
Ove si verifichi una delle sopra citate cause di sospensione, l’organo dirigente, esperiti gli opportuni accertamenti, sentito l’interessato e gli altri membri dell’OdV, previo parere del Collegio Sindacale, deve adottare a maggioranza assoluta i provvedimenti che ritiene opportuni sino alla dichiarazione di sospensione del componente.
Nell’ipotesi in cui l’OdV sia composto anche di membri appartenenti al Collegio Sindacale, l’audizione preventiva del Collegio Sindacale dovrà essere effettuata soltanto nei confronti dei membri del Collegio non appartenenti all’OdV.
La delibera di sospensione dovrà essere comunicata all’Assemblea dei Soci alla prima occasione utile.
Costituiscono cause di revoca dalla funzione di componente dell’Organismo di Vigilanza, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
Ove si verifichi una delle sopra citate cause di revoca, l’organo dirigente, esperiti gli opportuni accertamenti, sentito l’interessato e gli altri membri dell’OdV, previo parere del Collegio Sindacale, deve adottare a maggioranza assoluta i provvedimenti che ritiene opportuni sino alla dichiarazione di revoca del componente.
Nell’ipotesi in cui l’OdV sia composto anche di membri appartenenti al Collegio Sindacale, l’audizione preventiva del Collegio Sindacale dovrà essere effettuata soltanto nei confronti dei membri del Collegio non appartenenti all’OdV.
La delibera di revoca dovrà essere comunicata all’Assemblea dei Soci alla prima occasione utile.
Nell’ipotesi in cui l’OdV sia composto anche da dipendenti della Società, il licenziamento del dipendente che faccia parte dell’OdV, per tutta la durata dell’attribuzione e per i sei mesi successivi alla cessazione della stessa, oltre che per dimissioni, potrà avvenire solo per giusta causa o giustificato motivo ai sensi di legge, e sarà, in tali ultimi due casi, debitamente motivato. La cessazione del rapporto di lavoro con la Società del soggetto interno, a qualsiasi causa dovuta, determina la contemporanea decadenza dall’incarico di componente dell’OdV, salvo diversa delibera dell’organo dirigente.
L’OdV deve verificare periodicamente l’efficacia e l’idoneità del Modello Organizzativo a prevenire la commissione degli illeciti di cui al Decreto Legislativo. In particolare, sono previste:
Ai fini di un programmato esercizio dei poteri di vigilanza assegnati, l’OdV presenta annualmente all’organo dirigente il proprio Piano di Intervento, informandolo circa le attività che prevede di svolgere e le aree che saranno oggetto di verifiche. L’Organismo di Vigilanza può comunque effettuare, nell’ambito delle attività aziendali sensibili e qualora lo ritenga necessario ai fini dell’espletamento delle proprie funzioni, controlli non previsti nel Piano di Intervento (cosiddetti “controlli a sorpresa”).
Nell’attuazione del Piano di Intervento, l’OdV adotta procedure utili allo svolgimento dell’attività di vigilanza e di controllo, che saranno comunicate alle Funzioni aziendali interessate, e può istituire gruppi di lavoro su particolari tematiche. In caso di circostanze particolari (ad esempio, contestazioni di ripetute Violazioni), l’OdV avrà cura di applicare sistematiche procedure di ricerca e identificazione dei rischi oggetto di analisi.
In particolare, può richiedere di consultare la documentazione inerente all’attività svolta dalle singole unità organizzative e dai soggetti preposti ai processi a rischio oggetto di controllo e/o di verifica, estraendone eventualmente copia, nonché effettuare interviste e richiedere, se del caso, relazioni scritte. Nel corso di tali operazioni deve tenere costantemente informato il responsabile dell’unità organizzativa interessata.
L’OdV, a seguito delle verifiche effettuate, può portare all’attenzione del responsabile gerarchico del soggetto che ha commesso la Violazione eventuali osservazioni e/o suggerimenti.
L’attività svolta dall’OdV deve essere documentata, anche in forma sintetica. La relativa documentazione deve essere custodita dallo stesso OdV, in modo che ne sia assicurata la riservatezza, anche nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali. I componenti esterni dell’Organismo di Vigilanza hanno facoltà di accedere liberamente e direttamente alla documentazione rilevante ai fini delle attività svolte, senza necessità di preventiva intermediazione del componente interno. Tale accesso si estende, previa comunicazione formale, anche ai responsabili delle principali Funzioni Aziendali coinvolte nei Processi a Rischio, al Collegio Sindacale e alla Società di Revisione, ai quali i componenti esterni possono rivolgersi direttamente per ottenere chiarimenti o approfondimenti su specifiche attività.
L’OdV, a seguito delle verifiche effettuate, delle modifiche normative di volta in volta intervenute nonché dell’eventuale insorgenza di nuovi Processi a Rischio, propone all’organo dirigente gli adeguamenti e gli aggiornamenti del Modello Organizzativo che ritiene opportuni.
Per l’attività di verifica, l’OdV può avvalersi del supporto di consulenti esterni con adeguate competenze in materia.
Nel rispetto del principio di autonomia e indipendenza, è prevista la possibilità di convocare, anche con cadenza periodica, riunioni riservate ai soli componenti esterni, con o senza il supporto dei consulenti esterni nominati dall’Organismo stesso, nonché della Società di Revisione. Tali sessioni potranno essere convocate qualora suddetti componenti lo ritengano necessario, anche al fine di approfondire tematiche che coinvolgano direttamente le attività svolte dalla Funzione del componente interno e, in tal caso, potenzialmente soggetta a conflitto d’interessi.
Ai fini dell’efficace vigilanza sull’attuazione del Modello Organizzativo i Destinatari, in ragione del proprio ruolo e delle proprie responsabilità, sono tenuti alla trasmissione dei flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza così come indicati nel Modello Organizzativo e riepilogati nell’Allegato 4 “Elenco Flussi Informativi all’Organismo di Vigilanza” (di seguito i “Flussi Informativi”).
I Flussi Informativi possono essere inoltrati con le seguenti modalità:
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In ogni caso all’OdV sono conferiti tutti i poteri ai sensi del Modello Organizzativo per richiedere in ogni momento qualsiasi informazione, dato, documento, notizia ai Destinatari. I Destinatari dovranno fornire senza indugio quanto richiesto all’OdV.
Resta altresì fermo il principio che ogni informazione o notizia che ai sensi del Modello Organizzativo possa considerarsi rilevante dovrà essere trasmessa senza indugio all’OdV.
Oltre ai Flussi Informativi come indicati nel Modello Organizzativo, il Vertice Aziendale è tenuto a comunicare all’Organismo di Vigilanza:
Al fine di garantire ai componenti esterni dell’Organismo di Vigilanza un livello informativo pieno, dettagliato e aggiornato, la Società assicura l’attivazione di specifici Flussi Informativi, provenienti direttamente dalle Funzioni Aziendali coinvolte nei Processi a Rischio, con scadenze periodiche indicate nell’Allegato “Elenco Flussi Informativi all’Organismo di Vigilanza”.
Tutti i Flussi Informativi inviati all’OdV sono trattati e conservati dall’OdV medesimo in un apposito archivio informatico e/o cartaceo tenuto in conformità alle disposizioni di cui al Regolamento Europeo 2016/679 in tema di protezione dei dati personali (GDPR).
I Destinatari che decidono di effettuare una Segnalazione di Violazione devono attenersi alle modalità esposte nella Procedura Whistleblowing.
In particolare, le Segnalazioni interne possono essere effettuate con le seguenti modalità:
| · in forma scritta | Attraverso la piattaforma informatica fornita da un fornitore di servizi specializzato e accessibile sul sito internet della Società e disponibile al seguente link https://subaru-it.grantthornton-whistle.com
· Tale piattaforma è strutturata in modo da garantire che: – il Segnalante possa inviare la Segnalazione interna come “Anonima” o “Confidenziale”; – durante il processo di segnalazione le informazioni acquisite rispettino i principi di protezione dei dati personali e massima riservatezza; – le informazioni rilevanti sono accessibili esclusivamente al Gestore delle Segnalazioni; – sia disponibile in modo continuo 24 ore su 24, 7 giorni su 7. |
| · in forma orale | Mediante una richiesta di fissazione di incontro diretto con il Gestore delle Segnalazioni da richiedere attraverso la suddetta piattaforma ovvero con ogni mezzo idoneo ad assicurarne la ricezione. La richiesta dovrà avere come oggetto «Richiesta di incontro diretto con il Gestore delle Segnalazioni» senza indicare i motivi o altri riferimenti inerenti all’oggetto della Segnalazione. L’incontro dovrà essere organizzato entro un termine ragionevole. |
Il divieto di ritorsione è previsto dall’art. 17 del D.Lgs. 24/2023, che si intende qui interamente richiamato.[3] Gli atti assunti in violazione di tale divieto sono nulli.
L’OdV riferisce direttamente all’organo dirigente in ordine alle tematiche inerenti al Modello Organizzativo.
L’OdV informa, anche per iscritto, l’organo dirigente in merito all’applicazione e all’efficacia del Modello Organizzativo almeno annualmente (indicando in particolare i controlli effettuati e l’esito degli stessi, nonché l’eventuale aggiornamento dei processi a rischio), o in tempi diversi con riferimento a specifiche ovvero significative situazioni.
L’OdV potrà essere convocato dall’organo dirigente per riferire sulla propria attività e potrà chiedere di conferire con lo stesso.
L’OdV potrà inoltre chiedere di essere sentito dall’organo dirigente ogni qualvolta ritenga opportuno riferire tempestivamente in ordine a Violazioni o richiedere l’attenzione su criticità relative al funzionamento e al rispetto del Modello Organizzativo. In caso di necessità e/o urgenza l’OdV potrà conferire direttamente con il Presidente o l’Amministratore Delegato del Consiglio di Amministrazione.
L’OdV è competente a fornire i chiarimenti opportuni in presenza di problematiche interpretative o di quesiti relativi al Modello Organizzativo.
L’Organismo di Vigilanza convoca periodicamente – e in ogni caso prima dell’approvazione del bilancio, come raccomandato dalle Linee Guida di Confindustria – riunioni con il Collegio Sindacale e la Società di Revisione, nel corso dei quali approfondire le principali attività poste in essere nell’ambito delle rispettive competenze ed i rilievi eventualmente emersi. A tali incontri potranno essere invitate le Funzioni aziendali di volta in volta interessate con riferimento alle tematiche oggetto di analisi.
L’articolo 6, comma 2 lettera c) del Decreto Legislativo richiede l’individuazione delle modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati. Pertanto, la Società ha ritenuto opportuno, ad integrazione del Modello Organizzativo, emettere un Protocollo “Flussi Finanziari e Monetari (Treasury, Accounting and Control)” che regolamenta per ogni singola tipologia di transazione i soggetti coinvolti ed i relativi poteri, gli strumenti adottati e i collegamenti con il sistema amministrativo/contabile.
L’art. 6, co. 2, lett. e) e l’art. 7, co. 4, lett. b) del D. Lgs. 231/2001 indicano, quale condizione per un’efficace attuazione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, l’introduzione di un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello stesso.
Pertanto, la definizione di un adeguato sistema disciplinare costituisce un presupposto essenziale della valenza scriminante del Modello rispetto alla responsabilità amministrativa degli enti.
Le sanzioni previste dal Sistema Disciplinare (Allegati 5 e 6) saranno applicate ad ogni violazione delle disposizioni contenute nel Modello, nel Codice Etico e/o nella Procedura Whistleblowing, a prescindere dalla commissione di un Reato e dallo svolgimento – ed esito – del procedimento penale eventualmente avviato dall’autorità giudiziaria nei casi in cui il comportamento da censurare integri gli estremi di una fattispecie di Reato. In ogni caso la titolarità e l’esercizio del potere disciplinare o dell’esercizio dei diritti contrattuali deve essere esercitato nel rispetto del sistema di deleghe e procure in vigore.
Le sanzioni potranno essere applicate nel caso di condotte consistenti in:
L’elenco delle fattispecie è a titolo esemplificativo e non tassativo.
Le misure disciplinari previste nei confronti dei lavoratori dipendenti, dei dirigenti, dei membri del Consiglio di Amministrazione, dell’organo di controllo e di revisione e dell’Organismo di Vigilanza, dei Soggetti Terzi per le inosservanze del Modello, del Codice Etico e della Procedura Whistleblowing nonché per le Violazioni accertate sono esposte negli Allegati 5 (Sistema Disciplinare – Italia) e 6 (Sistema Disciplinare – Austria), in relazione a quanto previsto dal rapporto di lavoro in essere, cui si rimanda.
Qualora si configuri una inosservanza e/o si accerti una Violazione del Modello Organizzativo, del Codice Etico ovvero della Procedura Whistleblowing, la tipologia e l’entità delle sanzioni specifiche verranno applicate in proporzione alla gravità delle mancanze e, comunque, tenendo in considerazione gli elementi di seguito elencati:
Qualora con un solo atto siano state commesse più infrazioni, punite con sanzioni diverse, sarà applicata la sanzione più grave.
ALLEGATI
Allegato 1 – Catalogo dei Reati e degli Illeciti Amministrativi
Allegato 2 – Codice Etico
Allegato 3 – Organigramma
Allegato 4 – Elenco flussi informativi all’Organismo di Vigilanza
Allegato 5 – Sistema Disciplinare – Italia
Allegato 6 – Sistema Disciplinare – Austria
[1] “L’ente partecipa al procedimento penale con il proprio rappresentante legale, salvo che questi sia imputato del reato da cui dipende l’illecito amministrativo”.
[2] In conformità ai dettami della recente giurisprudenza (i.e. Cass. 22 settembre 2022, n. 35387/2022).
[3] L’Art. 17 co. 1 “Gli enti o le persone di cui all’articolo 3 non possono subire alcuna ritorsione” si riferisce a: